Hogyan harmadoltuk a szobai bekészítés árát

Egy nagy lánc kész rendszerét vettük át. Az első dolgunk az volt, hogy mindent újratendereztessünk.

Röviden: 2025 augusztusában egy olyan szállodát vettünk át, amelyet öt évig az egyik legnagyobb szállodalánc üzemeltetett - kész rendszerbe ültünk be. A legfontosabb első lépés a beszállítók újratendereztetése volt. A szobai kozmetikumoknál ez látványos eredményt hozott: a 300 ml-nyi bekészítés nettó 1 876 Ft-ról 520 Ft-tól induló árra csökkent - több mint 72%. Nem minőségrontással, hanem újragondolással. Íme a teljes történet, számokkal - a zsákutcákkal együtt.

A kiindulópont: kész rendszer, idegen szerződésekkel

Amikor átvesz egy szállodát, a falakkal együtt megörökli az előző üzemeltető összes beszállítói szerződését is. Ezek a szerződések annak idején logikusak voltak - de nem a te számodra kötötték őket, és nem feltétlenül a te méreteddel, alkupozícióddal vagy prioritásaiddal.

Ezért nálunk az első és legfontosabb lépés ez volt: mindent újra megtendereztetni. Nem azért, mert eleve rossz volt, hanem mert egy átvett rendszer alapból nem optimalizált - senki nem nézte felül kívülről. A szobai bekészítés tökéletes példa lett arra, mekkora különbség rejtőzhet egy "bevált" tételben.

Az egységár: 1 876 Ft-ról a harmada alá

Átvételkor egy szobányi, 300 ml-nyi bekészítés nettó 1 876 Ft-ba került. Ma ugyanez 520 Ft-tól indul.

Miért "-tól"? Mert nem egy terméket vásárolunk be mindenre. Kettébontottuk a kínálatot:

A 6 lakosztályban külön samponnal, tusfürdővel, balzsammal, krémmel és szappannal készítünk be - ott a luxus az elvárás. A többi szobában egy szintén kiemelkedő minőségű, természetes alapú vonalat használunk, 2in1 sampon-tusfürdővel, szappannal és krémmel. A "520 Ft-tól" tehát nem a legolcsóbb pont - hanem a standard kategória belépője, amely fölött ott a prémium szint.

A nehéz rész: a szubjektív tényező

A mosodánál a mérleg megmondja az igazat. A kozmetikumoknál nem ilyen egyszerű, mert rengeteg a szubjektív elem: a krém illata és felszívódása, a sampon hatékonysága és illata, a szappan állaga és illata. Ezt nem lehet pusztán táblázatból eldönteni.

Összesen kb. 50 terméket teszteltünk. Mivel ez bőven kívül esik a saját kompetenciámon, a körülöttem dolgozó kolléganőket kértem meg, hogy segítsenek az értékelésben - az ő ítéletük ezekben a kérdésekben sokkal többet ér, mint az enyém.

A kulcs az volt, hogy a szubjektívnak tűnő döntést is közös nevezőre hozzuk: rögzített szempontok mentén pontoztunk, hogy a végén ne érzésre, hanem összevethető adatok alapján dönthessünk.

És volt egy tisztán üzleti tényező is, amit könnyű elfelejteni: hogyan kerül a termék a falra, és mennyibe kerül az a konzol. A bekészítés ára önmagában félrevezető, ha a hozzá tartozó adagolórendszer több százezer forint. A megoldás egyszerű volt: mivel garantáltuk, hogy egy évig az adott beszállító termékét használjuk, a konzolt ingyen kaptuk - így a teljes bekerülési költség is a helyére került.

Miért dobtuk ki a kis kiszereléseket

A 30 ml-es egyutas kiszereléseket tudatosan kizártuk a tenderből. Két okból:

1. Pazarlás és hulladék. A kis flakon rendkívül környezetszennyező - apró mérete miatt gyakorlatilag nem újrahasznosítható.
2. Tényleges fogyás. Megfigyeltük, hogy sokan megbontják a krémet, hogy megszagolják vagy a kezükre kenjék - de nem használják el. Egy felbontott, félig használt flakont ki kell dobni. Ez tiszta veszteség.

Utólag visszamértük: a véglegesen választott 330 ml-es, fali utántölthető kiszereléssel a fogyás jelentősen csökkent a sok apró flakonhoz képest. Kevesebb termék fogy, kevesebb a hulladék, és a vendég ugyanúgy - sőt jobb minőségben - kapja meg, amire szüksége van.

Amit 2030-tól amúgy is muszáj lesz

A döntést a költség és a hulladék miatt hoztuk meg - de kiderült, hogy egyben jó pár évvel az EU-szabályozás elé is mentünk.

Az uniós csomagolási rendelet (PPWR) 2024. december 19-én került elfogadásra, és 2025. február 11-én lépett hatályba, leváltva a korábbi csomagolási irányelvet. A jogszabály 25. cikke és V. melléklete 2030. január 1-jétől korlátoz bizonyos egyutas csomagolási formátumokat, köztük a szálláshely-szektorban használt egyutas szállodai mini kozmetikumokat (50 ml vagy 100 g alatti kiszerelések). Vagyis 2030. január 1-jétől a gazdasági szereplők nem hozhatnak forgalomba a szálláshely-szektorban kozmetikai, higiéniai és tisztálkodási célú egyutas csomagolást.

A gyakorlatban ez pontosan azt jelenti, amit mi már megléptünk: a szállodák a kis egyutas flakonok helyett fali, utántölthető adagolókra állnak át. A teljes tiltás 2030-ban lép életbe, de a bevezetés fokozatosan, 2026. augusztus 12-től indul, hogy a szállodáknak és éttermeknek legyen idejük alkalmazkodni.

Más szóval: amit most beszerzési és fenntarthatósági döntésként hoztunk meg, az 2030-tól kötelező lesz minden EU-s szállodának. Mi már túl vagyunk rajta.

Az eredmény

A számok mellett a puha mutatók is jó irányba mozdultak: a vendégvélemények pozitívabbak lettek, a fogadtatás kifejezetten jó. Ezekre a termékekre nagyjából évi 3 millió forintot költünk - ekkora tételnél bőven megérte az egységárat a harmada alá vinni, miközben a minőség nem csökkent, sőt. Összességében egy egyértelmű sikerprojekt.

Idén augusztusban újra tenderezünk - és jövőre is

Ez a lényegi tanulság: a tendereztetés nem egyszeri esemény. Idén augusztusban újra kiírjuk az ajánlatkérést. A mostani beszállítókat pozitívan diszkrimináljuk - bizonyítottak, jó velük dolgozni, ez ér valamit. De a végső voksot a legjobb ajánlatra tesszük le.

Miért érdemes évente felülvizsgálni? Mert a piac mozog: új belépők jönnek, az alapanyagárak változnak, a meglévő beszállítónak pedig egészséges, ha tudja, hogy minden évben meg kell védenie a pozícióját. Egy "bevált" szerződés évek alatt csendben drágává válhat - pont ezt örököltük meg az átvételkor.

A gyakorlati tipp: adj kitöltendő táblázatot az ajánlatadóknak

Ha sok ajánlatadót hívsz be, könnyű elveszni a részletekben - az egyik Ft/db-ban árazik, a másik Ft/ml-ben, a harmadik a konzolt külön számolja. Mire mindezt összefésülöd, napok mehetnek el.

A mi javaslatunk: készíts előre egy táblázatot, és azt töltesd ki minden ajánlatadóval. Így almát almával hasonlítasz össze, és a döntés órák, nem napok kérdése. Egy ilyen sablon nagyjából így néz ki:

A lényeg, hogy minden ajánlatadó ugyanazokat a sorokat töltse ki, ugyanabban a mértékegységben. Innentől a táblázat magától "rangsorol".

Tanulságok

1. Átvettél egy kész rendszert? Tenderezz azonnal. Az előző üzemeltető szerződései nem a te érdekedet szolgálják - felülvizsgálat nélkül csendben fizetsz rájuk.
2. Bontsd szintekre. Nem minden szoba egyforma. A 6 lakosztály luxust kap, a többi kiemelkedő natúr vonalat - így nem fizetsz túl ott, ahol nem kell, és nem spórolsz ott, ahol nem szabad.
3. A szubjektív döntést is hozd közös nevezőre. Rögzített szempontok, pontozás, és vond be azokat, akik tényleg értik - nálam ezek a kolléganők voltak.
4. A teljes bekerülési költséget nézd, ne csak a termék árát. A konzol, az adagoló, a szállítás mind beleszámít. Egy év elköteleződésért cserébe ingyen lett a konzol.
5. Felejtsd el a kis kiszerelést. Drágább a tényleges fogyásban, pazarló - és 2030-tól az EU-ban amúgy is tilos. A fali utántölthető adagoló a jövő.
6. Adj kitöltendő sablont az ajánlatadóknak. Almát almával, és napokat spórolsz a kiértékelésen.
7. Tenderezz évente. Pozitív diszkrimináció a jól teljesítő partnernek - de a legjobb ajánlat nyer. A piac mozog; mozogj vele.

A számok a Corso Hotel Pécs beszerzési adataiból származnak (2025. augusztusi átvétel óta). A szabályozási hivatkozások az EU csomagolási és csomagolásihulladék-rendeletére (PPWR) vonatkoznak.